文员资料

文员资料
2011年02月27日
　　采购流程
　　采购流程：收集信息，询价，比价、议价，评估，索样，决定，请购，订购，协调与沟通，催交，进货检收，整理付款。
　　编辑本段采购的流程及相关的单据名称：
　　　　接收采购计划－询比议价－决定－下PO－审核－跟催－收货－付款－退货。相关的单据有：请购单、采购单、询价单，采购暂收单、进货单、采购退出、采购异常退出等等。 　　相关的ERP单据有：请购单、采购单、采购暂收单、采购入库单、采购退出、采购异常退出等等。
　　编辑本段采购相关：
　　　　采购（purchasing）：是指企业在一定的条件下从供应市场获取产品或服务作为企业资源， 以保证企业生产及经营活动正常开展的一项企业经营活动。 　　采购实践可分为战略采购（sourcing）和日常采购（procurement）两部分。 　　战略采购是采购人员（commodity manager）根据企业的经营战略需求，制定和执行采购企业的物料获得的规划，通过内部客户需求分析，外部供应市场、竞争对手、供应基础等分析，在标杆比较的基础上设定物料的长短期的采购目标、达成目标所需的采购策略及行动计划，并通过行动的实施寻找到合适的供应资源，满足企业在成本、质量、时间、技术等方面的综合指标。 　　战略采购计划内容包含采用何种采购技术、与什么样的供应商打交道，建立何种关系，如何培养与建立对企业竞争优势具有贡献的供应商群体，日常采购执行与合同如何确立等等。 　　日常采购是采购人员（buyer）根据确定的供应协议和条款，以及企业的物料需求时间计划，以采购订单的形式向供应方发出需求信息，并安排和跟踪整个物流过程，确保物料按时到达企业，以支持企业的正常运营的过程。 　　采购的对象分为直接物料（BOM material）和间接物料（MRO material），直接物料将用于构成采购企业向其客户提供的产品或服务的全部或部分，间接物料将在企业的内部生产和经营活动中被使用和消耗。 　　采购是一个商业性质的有机体为维持正常运转而寻求从体外摄入的过程。 　　采购的基本原则 成本效益原则 质量原则 进度配合原则 公平竞争原则 　　什么是采购：是指通过交换获取物料和服务的购买行为，为企业经营在合适的时间、地点、价格获取质量、数量合适的资源。 　　采购员必备能力：成本意识与价值分析能力、预测能力、表达能力、良好的人际沟通与协调能力、专业知识。 　　什么样才是好的采购员：采购员必备能力外，要有合理的采购计划，遵守5R原则，选择合适的供应商，并加于管理，不断提高。在不影响企业正常生产下，降低采购成本。 　　采购员须承担的责任：采购计划与需求确认、供应商选择与管理、采购数量控制、采购品质控制、采购价格控制、交货期控制、采购成本控制、采购合同管理、采购记录管理。 　　采购流程：收集信息，询价，比价、议价，评估，索样，决定，请购，订购，协调与沟通，催交，进货检收，整理付款。 　　采购数量计算：本期应采购数量=本期生产需用量+本期末预定库存量-前期预估库存量-前期已购未入库数量 　　怎样合理降低采购成本：事先制定合理的采购计划，查询当前市场行情，掌握影响成本的因素和事件。事中寻找多家合格厂商的报价，制作底价或预算，运用议价技巧。事后选择价格适当的厂商签订合约，利用数量或现金折扣。 　　采购价格构成：供应商成本的高低，规格与品质，采购物料的供需关系，生产季节和采购时机，交货条件，付款条件。 　　采购商品成本构成：工程或制造的方法，所需的特殊工具、设备，直接及间接材料成本，直接及间接人工成本，制造费用或外包费用，营销费及税捐、利润。 　　什么是合适的价格：采购价格应以达到适当价格为最高目标，采购员必须以采购要求，根据市场行情，分析物料的质量状况和价格变动情况，选择物美价廉的物料进行购买。 　　怎么样判断采购价格是否合理：进行成本分析，价格分析，市场调研，多家厂商报价。 　　怎样找供应商：利用现有的资料，公开征求的方式，通过同业介绍，阅读专业刊物，协会或采购专业顾问公司，参加产品展示会。 　　供应商分类：原材料供应商，小额服务性供应商，临时性供应商。 　　合格供应商的标准：优秀的企业领导人，高素质的管理人员，稳定的员工群体，良好的机器设备，良好的技术，良好的管理制度。 　　怎样对供应商进行分析：价格，品质，服务，位置，存货政策，柔性。
　　PMC 的意义 与解释
　　PMC代表Product Material Control的缩写形式，意思为生产及物料控制。通常它分为两个部分：
　　PC：生产控制或生产管制（台、日资公司俗称生管）。主要职能是生产的计划与生产的进度控制。
　　MC：物料控制（俗称物控），主要职能是物料计划、请购、物料调度、物料的控制（坏料控制和正
　　常进出用料控制）等。
　　● 产能分析主要针对哪几个方面？
　　产能的分析主要针对以下几个方面：
　　1、 做何种机型以及此机型的制造流程。
　　2、 制程中使用的机器设备（设备负荷能力）。
　　3、 产品的总标准时间，每个制程的标准时间（人力负荷能力）。
　　4、 材料的准备前置时间。
　　5、 生产线及仓库所需要的场所大小（场地负荷能力）。
　　● 生产排期应注意什么原则？
　　生产计划排程的安排应注意以下原则：
　　1、 交货期先后原则：交期越短，交货时间越紧急，越应安排在最早时间生产。
　　2、 客户分类原则：客户有重点客户，一般客户之分，越重点的客户，其排程应越受到重视。如有
　　的公司根据销售额按ABC法对客户进行分类，A类客户应受到最优先的待遇，B类次之。C类更次。
　　3、 产能平衡原则：各生产线生产应顺畅，半成品生产线与成品生产线的生产速度应相同，机器负
　　荷应考虑，不能产生生产瓶颈，出现停线待料事件。
　　4、 工艺流程原则：工序越多的产品，制造时间愈长，应重点予以关注。
　　● PMC管理做得差，容易造成什么现象？
　　PMC的计划能力、控制能力及沟通协调能力做得差，容易造成以下现象：
　　1、 经常性的停工待料：因为生产无计划或锪衔藜苹斐晌锪辖染8簧希灾戮P缘?
　　停工待料
　　2、 生产上的顿饱来一顿饥：因为经常停工待料，等到一来物料，交期自然变短，生产时间不足，
　　只有加班加点赶货，结果有时饿死，有时撑死。
　　3、 物料计划的不准或物料控制的不良，半成品或原材料不能衔接上，该来的不来，不该来的一大
　　堆，造成货仓大量堆积材料和半成品，生产自然不顺畅。
　　4、 生产计划表仅起形式上的作用，生产计划与实际生产脱节，计划是一套，生产又是一套，生产
　　计划根本不起作用，徒具形式。
　　5、 对销售预测不准或对产能分析不准，不能针对产能进行合理安排，没有空留余地，生产计划的
　　机动性不强，生产计划变更频繁，紧急订单一多，生产计划的执行就成了泡影。
　　6、 计划、生产及物料进度协调不强，影响交货期，降低公司声誉。
　　7、 生产经常紊乱，品质跟着失控，造成经常性的返工，经常返工又影响生产计划的执行，
　　为了更好疏通物料流通环节，为了更好利用库存，为了及时解决外购件品质问题，保证生产畅通无阻，防止物料损失，降低物料库存成本，提高物料的效率，防止停工待料、物料积压、影响生产的现象出现；同时，更加充分发挥物控的职能作用.
　　工作范围：外购件及自制件的跟进和协调工作
　　依据：装配部提供周生产计划及可执行的日生产计划（依据物料需求计划展开工作）
　　“三不”原则的宗旨：不断料、不待料；不呆料、不滞料；不囤料、不积料
　　工作内容： 一、生产用料的分析、计算与预测
　　根据四部提供的周生产计划和展开的物料需求计划（在局域网范围内建立一个共享平台，多方以数据及颜色管理的办法进行数字沟通和跟进，电话邮件及一对一的直接跟进方式亦必不可少），依据采购与供应商确认的到料信息和仓库实际到料的情况进行跟踪，在保障周生产计划可执行的情况下提前三天反馈给装配部门，提前一天和车间沟通确认备料计划，并知会仓库进行备料动作。
　　二、进料异常与生管、采购、品管及注塑装配部门之间的协调沟通
　　保障在不断料、不待料的情况或提前对异常物料进行非正常情况的处理，大多是采用及时挑选保证品质合格的前提下办理入库手续并流入下一道工序，必须对缺料状况保持先知先觉的警惕性，这就要求物控对每一个订单BOM和物料需求计划有一个完整的了解，并对本公司重点物料的进料状况异常点有充分的掌控。 PMC管理
　　三、控制进料有序入库
　　在保障不囤料、不积料的情况下，在能及时有效供给车间物料的前提下，对于大批物料入库进行适当有序控制，通知采购与供应商进行协调沟通，保证仓储有足够的空间，能真正有效起到中转站的作用。
　　四、库存的及时消化及生产余料的转用，防止无效库存的无谓产生
　　对于订单的跟进最关键的就是防止库存莫名其妙的产生，同时，对于由于订单取消、余料积累、供应商多送部分能及时有效地转用到新的订单或补料之中，节约采购成本，防止由于盲目生产和采购造成仓储无端的膨胀，从而以这种跟进方式对库存进行有效地、有针对性地管控，最终达成以经济合理的方法供应各单位所需之目五、针对异常物料采用一些物料的分析与计算方法，如：材料周转率、材料周转天数、一些通用件采用安全存量的可实用的操作办法，但是前提是不能造成库存。
　　六、对仓库的库存数据的准确性进行核实，尤其是周计划中的外购物料不能出现差错。
　　七、延迟原因的分析
　　厂商交货记录及重点物料的重点跟进措施，设定时间点和时间段进行跟催，对于紧急物料一定要建立临场催料的方式进行，并对特殊物料采用特殊的处理方式来起到“灭火”作用。 PMC管理
　　八、对催料步骤的明确认识
　　1.利用BOM建立批使用物料备料情形，缺料明显显示。
　　2.于设定的时间点开始催料。
　　3.掌握实际情况做好采购、物料、生管、仓储之协调。
　　4.紧急物料以临场催料最有效。
　　5.平常与协力厂的人际关系建立。 本文来自生管物控网
　　另外，如有机会和条件，不惜对重点物料的协力厂家设立定点催料点。物控员要以主动积极的心态，协调沟通的姿势在生管、采购、品管、仓库、车间甚至供应商之间展开
　　采购文员常用的EXCEL函数有哪些
　　if          条件判断
　　count       计数
　　countif     条件计数
　　vlookup     按行查找
　　hlookup     按列查找
　　sum         求和
　　sumif       条件求和
　　average     求平均数
　　concatenate 字符串合并（简写用 & ）
　　行政与人事的区别
　　人事：专业应该叫人力资源，它是随着科学管理的发展从人事管理、劳工管理的基础上发展、延伸。人力资源管理以“人”为核心，视人为“资本”，强调一种动态的、心理的调节和开发，属“服务中心”，达到人与事的系统优化。人力资源管理作为企业经营战略的重要组成部分，涵盖组织建设、文化建设与系统建设各个方面。
　　行政：在一些小的企业中，都没有单独设立人力资源部门，而是人事行政部门，简称行政部，人事只是行政的一个小的分支，通常把精力放在员工考勤，档案、合同管理等事务性工作上，现在也增加一些招聘、培训等工作，一般在企事业单位中被定位于后勤服务部门。在大中型企业中，一般单独设立人事部或人力资源部，而不单独设立行政部，行政部的职能一般由总经理办公室、总裁办公室、或人力资源部分管。也有的大型企业会单独设立一个行政部。主要负责企业的重要文稿、企业的信息管理、安保、前台接待、对外公共关系、后勤及车辆管理等日常行政事务工作。这里的人事只是人力资源学科早期发展时的称谓，范畴比现在的人力资源管理要小。管理时也以“事”为中心，将人视为一种成本，把人当作一种“工具”，强调对“事”单一方面的静态控制和管理，属“权力中心”，其管理的形式和目的是“控制人”。事工作范畴：招聘、培训、绩效管理、薪酬福利管理、员工关系管理（社保、户口、员工满意度等、有关劳动局、人事局相关政策事宜）、企业文化；
　　行政工作范畴：与公司资质相关（营业执照、组织结构代码证等）、固定资产管理、员工出差管理、外派管理、安全管理等。
　　大的行政呢，主要是包括办公室日常管理工作，人事管理工作等等。人事只是行政中的一部分，这样的企业可能把人事归入行政部进行管理。但大的企业会直接设立人事部而与行政部分开，两个是独立的部门。人事部负责员工的管理，而行政部负责公司日常管理，一个管人，一个管事。
　　行政人事主要职责：
　　1．坚决服从分管副总经理的统一指挥，认真执行其工作指令，一切管理行为向主管领导负责；
　　2．严格执行公司规章制度，认真履行其工作职责；
　　3．负责组织对人力资源发展、劳动用工、劳动力利用程度指标计划的拟订、检查、修订及执行；
　　4．负责制定公司人事管理制度。设计人事管理工作程序，研究、分析并提出改进工作意见和建议；
　　5．负责对本部门工作目标的拟订、执行及控制；
　　6．负责合理配置劳动岗位控制劳动力总量。组织劳动定额编制，做好公司各部门车间及有关岗位定员定编工作，结合生产实际，合理控制劳动力总量及工资总额，及时组织定额的控制、分析、修订、补充，确保劳动定额的合理性和准确性，杜绝劳动力的浪费；
　　7．负责人事考核、考查工作。建立人事档案资料库，规范人才培养、考查选拔工作程序，组织定期戒不定期的人事考证、考核、考查的选拔工作；
　　8．编制年、离、月度劳动力平衡计划和工资计划。抓好劳动力的合理流动和安排；
　　9．制定劳动人事统计工作制度。建立健全人事劳资统计核算标准，定期编制劳资人事等有关的统计报表；定期编写上报年、季、月度劳资、人事综合或专题统计报告；
　　10．负责做好公司员工劳动纪律管理工作。定期或不定期抽查公司劳动纪律执行情况，及时考核，负责办理考勤、奖惩、差假、调动等管理工作；
　　11．严格遵守"劳动法"及地方政府劳动用工政策和公司劳动管理制度，负责招聘、录用、辞退工作，组织签订劳动合同，依法对员工实施管理；
　　12．负责核定各岗位工资标准。做好劳动工资统计工作，负责对日常工资、加班工资的报批和审核工作，办理考勤、奖惩、差假、调动等工作；
　　13．负责对员工劳动保护用品定额和计划管理工作；
　　14．配合有关部门做好安全教育工作。参与职工伤亡事故的调查处理，提出处理意见；
　　15．负责编制培训大纲，抓好员工培训工作。在抓员工基础普及教育的同时，逐步推行岗前培训与技能、业务的专业知识培训，专业技术知识与综合管理知识相结合的交替教育提高培训模式及体系；
　　关于物控 的资料
　　机器设备模具治具夹具、人力资源、物料资源是企业生产运作的3大资源。
　　而物料资源在这3种资源中尤显重要。首先，物料资源的成本一般占企业生产资源总成本的50%~80%，只要能在物料资源上有所改善，企业成本就能大幅节约。而节约物料资源成本的手段，相对于节约其它资源更容易见成效更可评估：既是通过批量请购、零库存、呆滞料次料的使用，来节约成本。再次，物料资源的使用水平，关系着企业的管理经营水平，企业管理经营能力的提高，首先体现在对物料的取得和利用上。
　　物控（又称资材、物管、MC），作为物料的需求计划、请购、到料控制、库存与呆滞料处理的全程监控者，自然有着相当重要的作用，如下是物控工作职掌：
　　1，整理归档BOM表，作为物控的最基础最基本性文件。
　　2，根据交管或生管的MPS（主生产排程），制定MRP（物料需求计划）。
　　3，开立需求请购单，实施请购作业。
　　4，跟进供应商的生产状况，发出送货通知（DN）。
　　5，追踪物料的到货验收（运输、报关、入库、品检）。
　　6，对齐料进行事前管理和计划评估，将齐料信息第一时间告知生管、交管或业务。
　　7，跟进生产部门的物料使用状况，并对物料使用异常追根朔源，寻求根本解决之道或改善建议。
　　8，原物料库存金额管控，呆滞料预防和处理。
　　物控是指物料控制，主要职能是物料计划、请购、物料调度、物料的控制（坏料控制和正常进出用料控制）等。主要职责是：对物料分析，使公司即不出现物料积压占压资金，又不出现停工待料。  
　　物控的目的： 　　就是要控制好原料及其他物料的采购，不要出现近期生产不用却采购回大批物资积压在仓库，造成仓库库存太多，也不要出现马上该生产用原料了，而采购物资却仍不到位。最好是达到恰好要用恰好就到货，实现零库存或接近零库存的目的。”  
　　物控的控制的手段
　　　　通常主要包括如下三点：l 控制数量，以满足生产量的需求 2 控制进度，以满足生产期的需求 3 控制差补，以满足核销和结账的需求
　　物控的任务控制物料的供给状态、保证充足性、减少断料；2控制物料的流动状态，保证准时性、满足纳期；3控制物料的使用状态，保障秩序化、减少积压。
　　企业采购过程中要遵循5R原则即适时（Right time）、适质(Right quality)、适量(Right quantity)、适价(Right price)、适地(Right place)
　　采购流程：收集信息，询价，比价、议价，评估，索样，决定，请购，订购，协调与沟通，催交，进货检收，整理付款。